Privacy policy for recruitment using Teamtailor

The service for handling recruitments and simplifying the hiring process (the "Service") is powered by the platform Teamtailor (hereinafter “the Platform”) on behalf of SIGMA Group, composed by the entities that are described in the following section (hereinafter, "Controller", “we”, “us”, “Sigma”, etc.). It is important that the persons using the Service ("Users”) feel safe with, and are informed about, how we handle User's personal data in the recruitment process. We strive to maintain the highest possible standard regarding the protection of personal data. We process, manage, use, and protect User's Personal Data in accordance with this Privacy Policy ("Privacy Policy").

1. General

The controller for the processing of your personal data is SIGMA. AI, S.L.U. (hereinafter “Sigma”), with registered office at Avenida de Burgos 114, Madrid, Spain; and/or the Sigma Group entity that manages the vacancy for which you applied. You can obtain more information about the Sigma Group companies in the table below:

 

Company - Contact details

Sigma.ai S.L.U. - Avenida de Burgos 114, 28050, Madrid, Spain

Sigma.ai Data Ltd. - 26-28 Hammersmith Grove, London, W6 7HA, United Kingdom

Sigma Cognition S.L.U. - Avda. de Manoteras 6, 28050, Madrid, Spain

Taxplanning S.L. - Avda. de Manoteras 6, 28050, Madrid, Spain

Sigma.ai LLC - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, USA

Sigma.ai Inc. - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, USA

Homeland.ai Inc. - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, USA

Sigma AI Group - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, USA

 

To guarantee adequate management in the processing of your data, Sigma has designated a Data Protection Officer. If you have any questions about this Policy or, in general, about how we process your Personal Data please contact our DPO at dpo@sigma.ai .

2. Collection of personal data

When and how we collect personal data

We collect the personal data about Users from Users through the following sources:

• Make an application through the Service or otherwise, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
• Use the Service to connect with our staff, adding personal data about themselves either personally or by using a third-party source such as Facebook or LinkedIn.
• Provides identifiable data in the chat (provided through the website that uses the Service) and such data is of relevance to the application procedure.
• Data collected using cookies on the Platform.

We also inform you that we may collect data obtained from third parties’ platforms (such as Facebook and LinkedIn) and through other public sources. This is referred to as “Sourcing” and be manually performed by our employees or automatically in the Service, in case you decide to provide us with your personal data through social connectors, such as Facebook or LinkedIn

In some cases, existing employees can make recommendations about potential applicants. Such employees will add personal data about such potential applicants. In the cases where this is made, the potential applicant is considered a User in the context of this Privacy Policy and will be informed about the processing.

Categories of personal data collected and processed

Sigma may process some or all the following categories of personal data:

• Identification and contact information: Name and surname, phone number, e-mails, pictures, Tax Identification Number, Social Security etc.
• Academic or professional data and/or employment details: working life, titles, education, certificates.
• Data on personal characteristics and social circumstances: Age, birth date, languages etc.
• Tax and financial data.
• Any other information that you provide in your resume and/or preliminary interviews, answers to questions asked through the recruitment process.
• Other information that the User or others have provided through the Service.

Only data that is relevant for the recruitment process is collected and processed.

Purpose and lawfulness of processing

1) The purpose of the collecting and processing of personal data is to manage recruiting. The lawfulness of the processing of personal data is that the processing is necessary in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract. Among others, and without limitation, the processing of personal data that Sigma may carry out with your personal data for this purpose includes:

• Management of your registration in the employment portal.
• Carrying out selection tests, including in-person or telematic interviews.
• Analysis of your academic and professional profile in order to decide on your suitability for the position.
• Communications by email or telephone in order to keep you informed about the progress of the recruitment process.

2) The retention of your personal data for future processes is based on the consent to the processing given by the data subject.

The anonymization of personal data for the purpose of performing aggregate analyzes or market studies is based on legitimate interest.

Personal data that is processed with the purpose of aggregated analysis or market research is always made unidentifiable. Such personal data cannot be used to identify a certain User. Thus, such data is not considered personal data.

In those cases in which the User provides Sigma with personal data that is not necessary for the management of the candidacy or that is of a sensitive nature (such as data of racial or ethnic origin, ideology or convictions) policies, sexual orientation or physical or mental health, among others) through the free text fields that may be on the platform or through the documentation provided, Sigma will proceed to delete this information from its systems, and it will not be taken into consideration for the recruitment process applied.

Storage and transfers

The personal data collected through the Service is stored and processed inside the EU/EEA, or such third country that is considered by the European Commission to have an adequate level of protection, or processed by such suppliers that have entered into such binding agreements that fully complies with the lawfulness of third country transfers or to other supplies where adequate safeguards are in place to protect the rights of the data subjects whose data is transferred. To obtain documentation regarding such adequate safeguards, contact us using the contact details listed in 8.

How long the personal data will be processed

If a User does not request its deletion, in writing, their personal data will be stored and processed by us as long as we deem it necessary with regards to the purposes stated above.

Subsequently, and as long as you give us your consent to do so, Sigma or the authorized Group entity may keep your data for a period of two (2) years to attend future recruitment processes.

3. Users’ rights

Right of access: Users have the right to request information about the personal data that is processed by us, by notifying in writing, us using the contact details below under paragraph 9 below. Users have the right to one (1) copy of the processed personal data which belongs to them without any charge.

Right to rectification: Users have the right to, if necessary, rectification of inaccurate personal data concerning that User, via a written request, using the contact details in paragraph 9 below.

Right to erasure and right to restriction of processing: The User has the right to demand deletion or restriction of processing, and the right to object to processing based on legitimate interest under certain circumstances.

The User has the right to revoke any consent to processing that has been given by the User to Controller.

Right to portability: The User has under certain circumstances a right to data portability, which means a right to get the personal data and transfer these to another controller as long as this does not negatively affect the rights and freedoms of others.

Right to object: The User shall have the right to object, on grounds relating to his or her particular situation, the User will have the right to object to the processing of his/her data in which case, we would stop processing it unless we must continue to do so for compelling legitimate reasons or for the exercise or defense of possible claims.

To exercise these rights, and for any other clarification, the candidate may write to the postal address indicated above or through the following email address: dpo@sigma.ai .

Likewise, you can file a claim to the supervisory authority in matters of data protection (www.aepd.es) regarding the processing of personal.

4. Security

We prioritize the personal integrity and therefore works actively so that the personal data of the Users are processed with utmost care. We adopt appropriate technical and organizational measures to guarantee the security of your data and prevent its alteration, loss, processing or unauthorized access, taking into account the state of technology, the nature of the data stored and the risks to which they are exposed .We take the measures that can be reasonably expected to the make sure that the personal data of Users and others are processed safely and in accordance to this Privacy Policy and the GDPR-regulation.

However, transfers of information over the internet and mobile networks can never occur without any risk, so all transfers are made on the own risk of the person transferring the data. It is important that Users also take responsibility to ensure that their data is protected. It is the responsibility of the User that their login information is kept secret.

5. Data recipients

The recipients of the data, in addition to the controller of the processing, may be:

• Sigma Group companies, branches, and permanent establishments, including those located outside the European Union, previously described in the table of 1.
  • In the event that your Personal Data is made available to companies located in countries which do not offer a level of protection deemed adequate by the European Commission, Sigma shall carry it out in accordance with the applicable regulations by adopting the appropriate measures pursuant to art. 46.2 of the GDPR.
  • The user can ask for additional information upon request at dpo@sigma.ai .
• Public Organizations and Administrations, only when necessary to comply with Sigma's legal obligations.
• Our contractors and sub-contractors, acting as our Processors and Sub-Processors in accordance with our instructions, for the provision of the Service.
• Authorities or legal advisors in case criminal or improper behavior is suspected; and
• Authorities, legal advisors, or other actors, if required by us according to law or authority’s injunction.

We will only transfer Users’ personal data to third parties that we have confidence in. We carefully choose partners to ensure that the User’s personal data is processed in accordance to current privacy legislations. We cooperate with the following categories of processors of personal data; Teamtailor, who supplies the Service, e-mail reference companies, video processing companies, and other companies with regards to suppling the Service.

6. Cookies

When Users use the Service, information about the usage may be stored as cookies. Cookies are passive text files that are stored in the internet browser on the User’s device, such as computer, mobile phone or tablet, when using the Service. We use cookies to improve the User’s usage of the Service and to gather information about, for example if you give us your consent, statistics about the usage of the Service. This is done to secure, maintain and improve the Service. The information that is collected through the cookies can in some instances be personal data and is, in such instances, regulated by our Cookie Policy.

Users can at any time disable the use of cookies by changing the local settings in their devices. Disabling of cookies can affect the experience of the Service, for example disabling some functions in the Service.

7. Changes

We have the right to, at any time, make changes or additions to the Privacy Policy. The latest version of the Privacy Policy will always be available through the Service. A new version is considered communicated to the Users when the User is informed by any means, so that the User can know the new privacy conditions.

8. Contact

For questions, further information about our handling of personal data or for contact with us in other matters, please use the below stated contact details; dpo@sigma.ai .

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Política de privacidad para las contrataciones con Teamtailor

El servicio para gestionar las contrataciones y simplificar el proceso de contratación (el "Servicio") es operado por la Plataforma de Teamtailor (en adelante “la Plataforma”) en nombre del Grupo SIGMA, compuesto por las entidades que se describen en el apartado siguiente (en adelante, "Responsable del tratamiento", "nosotros", “Sigma”, etc.). Es importante que las personas que utilizan el Servicio ("Usuarios") se sientan seguras y estén informadas sobre cómo tratamos los datos personales de los Usuarios en el proceso de contratación. Nos esforzamos por mantener el mayor nivel posible de protección de los datos personales. Tratamos, gestionamos, utilizamos y protegemos los Datos personales del Usuario de acuerdo con la presente política de privacidad ("Política de privacidad").

1. Consideraciones generales

El responsable del tratamiento de sus datos personales es SIGMA. AI, S.L.U. (en adelante “Sigma”), con domicilio social en la Avenida de Burgos 114, Madrid, España; y/o la entidad del Grupo Sigma que gestione la vacante a la que aplicó. Puede obtener más información sobre las empresas del Grupo Sigma en la tabla que se ofrece a continuación:

 

Entidad - Datos de contacto

Sigma.ai S.L.U. - Avenida de Burgos 114, 28050, Madrid, España

Sigma.ai Data Ltd. - 26-28 Hammersmith Grove, London, W6 7HA, Reino Unido

Sigma Cognition S.L.U. - Avda. de Manoteras 6, 28050, Madrid, España

Taxplanning S.L. - Avda. de Manoteras 6, 28050, Madrid, España

Sigma.ai LLC - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, EEUU

Sigma.ai Inc. - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, EEUU

Homeland.ai Inc. - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, EEUU

Sigma AI Group - 1101 Brickell Avenue, Suite N 1400, Miami, Florida 33131, EEUU

 

Para garantizar la adecuada gestión en el tratamiento de sus datos, Sigma tiene designado un Delegado de Protección de Datos, a quien podrá dirigirse para cualquier cuestión que precise y con quien puede contactar en la dirección electrónica: dpo@sigma.ai .

2. Recopilación de datos personales

Cuándo y cómo recopilamos datos personales

Recopilamos los datos personales de los Usuarios recopilados a través de las siguientes fuentes:

• Solicitud del Servicio que contenga datos personales sobre sí mismos, ya sea personalmente o utilizando una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn;
• Contactos de los Usuarios con nuestro personal, añadiendo datos personales sobre sí mismos, ya sea personalmente o utilizando una fuente de terceros como Facebook o LinkedIn.
• Utilización del chat (disponible a través del sitio web que utiliza el Servicio) y dichos datos son relevantes para el procedimiento de solicitud.
• Datos recopilados mediante el uso de cookies en la Plataforma.

Asimismo, le informamos que podemos recopilar datos obtenidos de plataformas de terceros (como Facebook y LinkedIn), y a través de otras fuentes públicas. Esto se conoce como "Sourcing" y puede realizarse manualmente por nuestros empleados o automáticamente en el Servicio, en caso de que decida facilitarnos sus datos personales a través de los conectores sociales como Facebook o Linkedin.

En algunos casos, los empleados existentes pueden hacer recomendaciones sobre posibles candidatos. Dichos empleados añadirán datos personales sobre estos posibles solicitantes. En los casos en que esto se haga, el posible solicitante es considerado un Usuario en el contexto de la presente Política de privacidad y será informado sobre el tratamiento.

Categorías de datos personales recopilados y tratados

Sigma podrá tratar algunas o todas de las siguientes categorías de datos personales:

• Datos identificativos (p.ej., nombre y apellidos, número de teléfono, dirección, correo electrónico, imagen, DNI, número de la seguridad social etc.).
• Datos académicos o profesionales y / o detalles del empleo (p.ej., vida laboral, títulos, certificados, educación).
• Datos de características personales y circunstancias sociales (p.ej., edad, fecha de nacimiento, idiomas).
• Datos financieros
• Cualquier otro dato que facilite en su currículum y/o entrevistas preliminares, respuestas a preguntas formuladas a través del proceso de selección.
• Otra información que el Usuario u otras personas hayan proporcionado a través del Servicio).

Únicamente se recopilan y tratan los datos que sean relevantes para el proceso de contratación.

Finalidad y legalidad del tratamiento

• La finalidad de la recopilación y el tratamiento de los datos personales es la gestión de la contratación. La base legitimadora del tratamiento de los datos personales radica en que el tratamiento es necesario para la aplicación a petición del interesado de medidas precontractuales. Entre otras, y sin carácter limitativo, el tratamiento de datos personales que Sigma puede llevar a cabo con sus datos personales bajo esta finalidad incluye:
• Gestión de su registro en el portal de empleo de Sigma y recepción de su información profesional y académica.
• Realización de las pruebas de selección, incluidas las entrevistas presenciales o telemáticas.
• Análisis de su perfil académico y profesional de cara a decidir sobre su aptitud para el puesto.
• Comunicaciones por correo electrónico o teléfono de cara a mantenerle informado acerca de los avances del proceso de selección.

• Para la conservación de sus datos personales para futuros procesos de selección, la base legitimadora es el consentimiento del interesado.

La anonimización de los datos personales con el fin de realizar análisis agregados o estudios de mercado se fundamentan en el interés legítimo.

Los datos personales que se tratan con el fin de realizar análisis agregados o estudios de mercado nunca son identificables. Estos datos personales no pueden utilizarse para identificar a un determinado Usuario. Por lo tanto, estos datos no se consideran datos personales.

En aquellos supuestos en que el Usuario facilite a Sigma datos de carácter personal que no sean necesarios para la gestión de la candidatura o que estos sean de carácter sensible (como pueden ser, datos de origen racial o étnico, de ideología o convicciones políticas, de orientación sexual o salud física o mental, entre otros) a través de los campos de texto libre que pueda haber en la plataforma o bien mediante la documentación aportada, Sigma procederá a suprimir esta información de sus sistemas y no se tendrá en consideración para el proceso de selección aplicado.

Almacenamiento y transferencias

Los datos personales recopilados a través del Servicio se almacenan y tratan dentro de la UE/EEE o en un tercer país que la Comisión Europea considera que tiene un nivel de protección adecuado, o son tratados por proveedores que han suscrito acuerdos vinculantes que cumplen plenamente con la legalidad de las transferencias a terceros países o de otros suministros con las garantías adecuadas para proteger los derechos de los interesados cuyos datos se transfieren. Para obtener la documentación relativa a dichas garantías adecuadas, comuníquese con nosotros a través de los datos de contacto que figuran en el punto 8.

Duración del tratamiento de los datos personales

Si un Usuario no ejerce su derecho de supresión por escrito de sus datos personales, almacenaremos y trataremos los datos personales durante el tiempo que consideremos necesario en relación con los fines indicados anteriormente.

Posteriormente, y siempre y cuando nos otorgue su consentimiento para ello, Sigma o la entidad del Grupo autorizada, podrá conservar sus datos durante el periodo de dos (2) años para atender a los futuros procesos de selección.

3. Derechos de los Usuarios

Acceder a sus datos: los Usuarios tienen derecho a solicitar información sobre los datos personales que tratamos, notificándolo por escrito, utilizando los datos de contacto indicados en la sección 9 que aparece más abajo. Los Usuarios tienen derecho a una recibir (1) copia de los datos personales tratados que les pertenezcan sin coste alguno. Para otras copias solicitadas, el Responsable del tratamiento tiene derecho a cobrar una tarifa razonable en función de los costes administrativos de dicha solicitud.

Solicitar la rectificación de sus datos: los Usuarios tienen derecho, si es necesario, a la rectificación de los datos personales inexactos que les afecten, mediante una solicitud por escrito, utilizando los datos de contacto que figuran en la sección 9 que aparece más abajo.

Solicitar la supresión de sus datos o la limitación del tratamiento de sus datos: el Usuario tiene derecho a exigir la supresión o la limitación del tratamiento, así como a oponerse al tratamiento basado en el interés legítimo en determinadas circunstancias.

El Usuario tiene derecho a revocar cualquier consentimiento de tratamiento que haya dado al Responsable del tratamiento.

A la portabilidad de sus datos: el Usuario tiene, en ciertas circunstancias, un derecho a la portabilidad de los datos, lo que significa un derecho a obtener los datos personales y a transferirlos a otro responsable del tratamiento, siempre que ello no afecte negativamente a los derechos y libertades de los demás.

Oponerse al tratamiento de sus datos: en determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, tendrá derecho a oponerse al tratamiento de sus datos en cuyo caso, dejaríamos de tratarlos salvo que debamos continuar haciéndolo por motivos legítimos imperiosos o para el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Para ejercitar estos derechos, y para cualquier otra aclaración, el Usuario podrá dirigirse por escrito a la dirección postal anteriormente indicada o a través de la dirección de correo electrónico siguiente: dpo@sigma.ai .

Por último, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control competente en materia de protección de datos (www.aepd.es).

4. Seguridad

Priorizamos la integridad personal y por ello trabajamos activamente para que los datos personales de los Usuarios sean tratados con el máximo cuidado. Adoptamos medidas de índole técnica y organizativas apropiadas que garanticen la seguridad de sus datos y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos. Tomamos las medidas que razonablemente pueden esperarse para garantizar que los datos personales de los Usuarios y de otras personas sean tratados de forma segura y de acuerdo con la presente Política de privacidad y el RGPD.

Sin embargo, las transferencias de información a través de Internet y de las redes móviles nunca pueden llevarse a cabo sin ningún riesgo, por lo que todas las transferencias se realizan bajo el propio riesgo de la persona que transfiere los datos. Es importante que los Usuarios también asuman la responsabilidad de garantizar la protección de sus datos. Es responsabilidad del Usuario que sus datos de inicio de sesión se mantengan en secreto.

5. Destinatarios de los datos

Los destinatarios de los datos, además del responsable del tratamiento podrán ser:

• Empresas, sucursales y establecimientos permanentes del Grupo Sigma, incluidas aquellas ubicadas fuera de la Unión Europea, que están descritas en la tabla del punto 1.
  • Si los datos de los Usuarios se ponen a disposición de empresas ubicadas en países que no proporcionen un nivel adecuado de protección en materia de datos que considere oportuno la Comisión Europea, Sigma adoptará las medidas complementarias aplicables de conformidad con el artículo 46 del RGPD.
  • El Usuario podrá solicitar información adicional mediante correo electrónico a dpo@sigma.ai .
• Organismos y Administraciones Públicas, únicamente cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales de Sigma.
• Contratistas y subcontratistas, en calidad de Encargados del tratamiento y subencargados del tratamiento de acuerdo con nuestras instrucciones, para la prestación del Servicio.
• Autoridades o asesores jurídicos en caso de sospecha de conducta delictiva o indebida.
• Autoridades, asesores jurídicos u otros agentes, si así lo exigimos de acuerdo con la ley o el mandato de la autoridad.

Solo cederemos los datos personales de los Usuarios a terceros en los que confiemos. Elegimos cuidadosamente a nuestros socios para garantizar que los datos personales de los Usuarios sean tratados de acuerdo con la legislación vigente en materia de privacidad.

Cooperamos con las siguientes categorías de encargados del tratamiento de datos personales: Teamtailor, que presta el Servicio, empresas de referencia de correo electrónico, empresas de procesamiento de vídeo y otras empresas relacionadas con la prestación del Servicio.

6. Cookies

Cuando los Usuarios utilizan el Servicio, la información sobre el uso puede almacenarse en forma de cookies. Las cookies son archivos de texto pasivos que se almacenan en el navegador de Internet del dispositivo del Usuario, como el ordenador, el teléfono móvil o la tablet, cuando se utiliza el Servicio. Utilizamos cookies para mejorar el uso del Servicio por parte del Usuario y para, si nos da su consentimiento, recopilar información sobre, por ejemplo, estadísticas sobre el uso del Servicio. Esto se hace para proteger, mantener y mejorar el Servicio. La información que se recopila a través de las cookies puede consistir en datos personales, y en estos casos está regulada por nuestra Política sobre cookies.

Los usuarios pueden desactivar en cualquier momento el uso de cookies cambiando la configuración local de sus dispositivos. La desactivación de las cookies puede afectar a la experiencia del Servicio, por ejemplo, desactivando algunas funciones de este.

7. Cambios

Nos reservamos el derecho a realizar, en cualquier momento, cambios o incorporaciones a la Política de privacidad. La versión más reciente de la Política de privacidad estará siempre disponible en el Servicio. Se considera que una nueva versión ha sido comunicada a los Usuarios cuando el Usuario es informado por cualquier medio, con la finalidad de que pueda conocer las nuevas condiciones de privacidad.

8. Contacto

Para preguntas, obtener más información sobre nuestro tratamiento de los datos personales o para comunicarse con nosotros en relación con otros asuntos, por favor, utilice los datos de contacto que figuran a continuación: dpo@sigma.ai .